Extraire les données des factures Outlook vers Excel avec Gemini
Les factures fournisseurs arrivent souvent en PDF dans une boîte Outlook. Le workflow lit les messages de la dernière heure, ne garde que ceux qui contiennent une facture, puis demande à Google Gemini d'extraire les données de chaque facture. Ces données sont ajoutées à un classeur Excel, où une personne les relit avant la saisie comptable. Au moment de la rédaction, Gemini était parmi les quelques fournisseurs de LLM à accepter les PDF directement. Avec un autre modèle, il faut d'abord convertir chaque PDF en image.
- Déclencheur
- Planifié (récurrent)
- Taille
- 18 nœuds
- Outils
- Microsoft Outlook, Google Gemini, Microsoft Excel, Requêtes HTTP (API)
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Schedule Trigger lance le workflow à intervalle régulier.
- 2
Microsoft Outlook récupère les messages reçus dans la dernière heure.
- 3
Text Classifier, appuyé sur Google Gemini Chat Model, repère les e-mails qui contiennent une facture de fournisseur.
- 4
Microsoft Outlook télécharge les pièces jointes des messages retenus.
- 5
Google Gemini Chat Model classe chaque pièce jointe, et Filter ne garde que les factures.
- 6
HTTP Request envoie chaque facture à l'API Gemini pour en extraire les données, qui sont ensuite rattachées à l'e-mail d'origine.
- 7
Microsoft Excel ajoute une ligne par facture dans le classeur, pour relecture.
Quand l'utiliser
- Saisir dans un classeur les factures fournisseurs reçues par e-mail, avant leur passage en comptabilité.
- Préparer des données de rapprochement à partir des factures jointes à une boîte partagée.
- Garder une trace, ligne par ligne, des factures reçues sur une période donnée.
À préparer avant l'import
- Un compte Microsoft 365 avec accès à la boîte Outlook à surveiller
- Les identifiants Microsoft 365 configurés dans n8n
- Une clé API Google Gemini
- Les identifiants Microsoft Excel dans n8n et un classeur de destination
Bon à savoir
Commencez par vérifier que les identifiants Microsoft 365 pointent vers la bonne boîte. Pour une boîte partagée, activez l'option Shared folder et indiquez l'adresse e-mail comme principal ID.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Traitement de Documents
- Résumer des fichiers Google Drive avec OpenAILit un fichier Google Drive et en écrit un résumé avec un modèle OpenAI.
- Rapprocher les paiements de loyer avec Excel et OpenAILit un relevé bancaire déposé dans un dossier local, compare chaque loyer au bail et écrit les anomalies dans un fichier Excel.
- Évaluer un CV PDF en image avec GeminiConvertit un CV PDF en image et le fait évaluer par Gemini, pour savoir s'il correspond au poste visé.
- Transcrire des relevés bancaires PDF en markdown avec GeminiTranscrit les pages d'un relevé bancaire PDF en markdown avec Gemini Vision, puis extrait les lignes de dépôts.
- Trier des CV reçus par formulaire avec Google GeminiUn formulaire reçoit un CV, Google Gemini en analyse le texte et le résultat est écrit dans Google Sheets.
- Lire les fiches de paie reçues sur LINE avec GeminiLit les fiches de paie envoyées sur LINE avec Gemini et ajoute le statut, les dates et le montant dans Google Sheets.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
Voir notre accompagnement n8n