Prendre et gérer des rendez-vous par téléphone avec Vapi
Un standard vocal, tenu par Vapi, répond aux appelants qui veulent un rendez-vous. Le workflow cherche les créneaux libres dans Google Agenda, puis réserve, modifie ou annule l'événement et inscrit chaque opération dans Airtable. Le prompt système fourni est en anglais et contient le nom de l'entreprise, le numéro, le fuseau America/Chicago et les horaires. Il faut les adapter avant la mise en service.
- Déclencheur
- Webhook
- Taille
- 55 nœuds
- Outils
- Google Agenda, Airtable
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Vapi envoie au Webhook la demande de l'assistant : recherche de créneaux, réservation, modification ou annulation.
- 2
Google Agenda fournit les événements de la plage demandée, et le workflow en déduit les créneaux libres avant de les mettre en forme pour Vapi.
- 3
Pour une réservation, un nœud If vérifie que le nom et l'e-mail sont fournis, puis Google Agenda crée l'événement.
- 4
Pour une modification ou une annulation, Airtable retrouve le rendez-vous à partir du numéro de téléphone, puis Google Agenda déplace ou supprime l'événement.
- 5
Airtable enregistre la réservation ou passe le statut du rendez-vous à Updated ou Canceled.
- 6
Respond to Webhook renvoie à Vapi la confirmation ou le message d'erreur.
- 7
Un autre chemin reçoit le rapport de fin d'appel et écrit dans Airtable la transcription, l'URL de l'enregistrement, le résumé, le coût et le numéro du client.
Quand l'utiliser
- Un appelant demande un créneau de 30 minutes, l'assistant propose ceux qui sont libres et réserve celui qu'il choisit.
- Un client déplace son rendez-vous par téléphone sans passer par un conseiller.
- Une équipe veut retrouver, dans Airtable, la transcription et le coût de chaque appel reçu par l'assistant.
À préparer avant l'import
- Un compte Vapi avec un assistant vocal et les outils GetSlots, BookSlot et CancelSlots, ainsi que l'outil de modification, pointant vers l'URL du Webhook n8n.
- Un compte Google avec un agenda, et des identifiants Google Agenda configurés dans n8n.
- Une base Airtable pour les rendez-vous et le journal des appels, avec un identifiant Airtable dans n8n.
Bon à savoir
Commencez par remplacer dans le prompt système le nom de l'entreprise, le numéro, le fuseau et les horaires, puis vérifiez la durée par défaut de 30 minutes.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
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