Extraire les bons de commande Excel reçus par e-mail avec OpenAI
Une boîte Outlook partagée reçoit les bons de commande des acheteurs, sous forme de fichiers XLSX. Le workflow convertit chaque fichier en markdown, demande à OpenAI d'en extraire les informations de commande et les lignes, puis vérifie l'absence de numéro de commande et la concordance des montants. Il répond à l'acheteur par une demande de correction en cas d'erreur, et par une confirmation dans le cas contraire. Le template s'arrête à la sortie structurée : l'envoi vers un ERP ou un outil comptable n'est pas inclus.
- Déclencheur
- Événement Microsoft Outlook
- Taille
- 16 nœuds
- Outils
- OpenAI, Microsoft Outlook
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Microsoft Outlook Trigger surveille la boîte partagée et lance le workflow à chaque nouveau message.
- 2
Text Classifier vérifie que le message est bien une soumission de commande, et non une question ou une réponse.
- 3
Extract From File lit le fichier XLSX joint au message.
- 4
Code transforme les lignes du fichier en tableau markdown, que le modèle peut lire.
- 5
Information Extractor, avec OpenAI, extrait les informations de la commande et ses lignes sous forme structurée.
- 6
Edit Fields et If contrôlent la présence du numéro de commande et la cohérence des montants.
- 7
Microsoft Outlook envoie à l'acheteur une demande de correction si la validation échoue, ou une confirmation si elle réussit.
Quand l'utiliser
- Une équipe achats qui reçoit ses bons de commande sous forme de fichiers Excel par e-mail.
- Un service administratif qui ressaisit chaque commande à la main avant de la transmettre à la comptabilité.
- Une boîte partagée qui reçoit des formulaires XLSX, comme des demandes de devis ou des factures.
À préparer avant l'import
- Un compte Microsoft Outlook, avec la boîte partagée à surveiller et ses identifiants configurés dans n8n.
- Une clé API OpenAI, à renseigner dans les identifiants du nœud OpenAI Chat Model.
- Un bon de commande de test au format XLSX, comme l'exemple fourni avec le template.
Bon à savoir
Remplacez l'adresse d'exemple par la vôtre dans les nœuds Microsoft Outlook, puis envoyez-vous le bon de commande de test. Pour ajouter un champ, comme les remarques de l'acheteur, modifiez le schéma de Information Extractor.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
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Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
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