Créer une tâche Notion à partir des e-mails Gmail
Chaque e-mail qui arrive dans Gmail est lu puis transformé en page Notion. La page contient une tâche actionnable avec un titre court, une description et, si besoin, des puces, ainsi qu'un résumé détaillé et des métadonnées pour retrouver le message d'origine. Les règles de routage, qui associent une adresse e-mail à une base Notion, sont lues dans une table Airtable que vous sélectionnez au départ. En cas d'erreur, l'expéditeur reçoit un message qui explique le problème et propose des pistes de correction.
- Déclencheur
- Événement Gmail
- Taille
- 25 nœuds
- Outils
- OpenAI, Gmail, Airtable, Requêtes HTTP (API), Agent IA
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Gmail Trigger contrôle la boîte de réception toutes les minutes et démarre pour chaque nouvel e-mail.
- 2
Airtable lit la table des routes et écarte celles dont la case d'activation est décochée.
- 3
Filter s'appuie sur les libellés Gmail pour éviter qu'un e-mail déjà traité ou en erreur soit repris.
- 4
Des nœuds Agent IA utilisant OpenAI rédigent la tâche, le résumé détaillé et les métadonnées, répartis entre deux agents.
- 5
Code construit le corps de la requête Notion, avec l'authentification propre à l'utilisateur et les champs facultatifs.
- 6
HTTP Request envoie cette requête à Notion, qui crée une nouvelle page dans la base choisie.
- 7
Gmail ajoute un libellé de traitement à l'e-mail, et un message d'erreur part vers l'expéditeur si l'étape a échoué.
Quand l'utiliser
- Transformer les demandes reçues sur une adresse de support en tâches suivies dans Notion.
- Archiver les e-mails d'un projet dans une base Notion, avec un résumé et une référence vers le message original.
- Répartir les messages d'une adresse partagée entre plusieurs équipes, chacune avec sa propre base Notion.
À préparer avant l'import
- Un compte Gmail dont la boîte sera surveillée, avec l'accès Gmail configuré dans n8n.
- Une clé API OpenAI enregistrée dans n8n.
- Une base Airtable contenant la table des routes.
- Les identifiants Notion propres à chaque utilisateur, à renseigner selon la configuration du workflow.
- La base Notion de destination, créée et accessible avec les identifiants utilisés.
- Les identifiants des libellés errorLabelID et processedLabelID, à copier dans le nœud Globals.
Bon à savoir
Lancez d'abord le déclencheur manuel une fois, puis copiez les identifiants des libellés depuis la sortie du nœud Required labels vers Globals. Ne réactivez le Gmail Trigger qu'ensuite.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
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Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
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