Classer les factures Gmail en PDF avec OpenAI et Google Drive
Vous recevez factures et justificatifs en pièce jointe et devez les retrouver par période. Le workflow lit les e-mails Gmail reçus entre deux dates, ne garde que les PDF et demande à OpenAI si chacun correspond à la catégorie choisie, par défaut « receipt or invoice ». Les PDF retenus sont rangés dans un dossier Google Drive créé pour la période. La classification par IA n'est pas parfaite : vérifiez les fichiers déposés, et sachez que les PDF dont le texte dépasse la limite de tokens réglée sont écartés.
- Déclencheur
- Webhook
- Taille
- 18 nœuds
- Outils
- OpenAI, Google Drive, Gmail
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Le Webhook reçoit la date de début, la date de fin et l'indicateur d'envoi par e-mail.
- 2
Google Drive crée un dossier nommé d'après la période, par exemple invoices_YYYY-MM-DD_YYYY-MM-DD.
- 3
Gmail récupère les e-mails de la période qui contiennent des pièces jointes.
- 4
Filter ne conserve que les pièces jointes au format PDF.
- 5
Read PDF extrait le texte de chaque fichier, et les fichiers dont le texte dépasse la limite définie dans le nœud Configure sont écartés.
- 6
OpenAI vérifie si le texte et le nom du fichier correspondent à l'élément défini dans « Match on » et répond true ou false.
- 7
Si la réponse est true, Google Drive envoie le PDF d'origine dans le dossier de la période, puis Gmail transmet l'ensemble à l'adresse configurée si l'envoi est activé.
Quand l'utiliser
- Préparer les justificatifs d'un mois ou d'un trimestre pour la comptabilité.
- Rassembler les factures reçues sur une période dans un seul dossier Google Drive.
- Envoyer automatiquement un lot de PDF de factures à un service comptable par e-mail.
À préparer avant l'import
- Un compte Gmail accessible depuis n8n, avec ses identifiants enregistrés dans n8n.
- Un compte Google Drive, avec ses identifiants enregistrés dans n8n.
- Une clé API OpenAI, enregistrée comme credential dans n8n.
- L'URL du Webhook, à appeler avec la date de début, la date de fin et l'indicateur d'envoi.
- L'adresse e-mail de réception, renseignée dans sendInvoicesTo, si l'envoi par e-mail est activé.
Bon à savoir
Commencez par un test sur une courte période, sans envoi par e-mail. Réglez d'abord Match on et maxTokenSize, puis contrôlez le dossier Drive avant d'activer sendEmail.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Traitement de Documents
- Présélectionner les candidatures ERPNext avec l'IAClasse automatiquement les candidatures ERPNext à partir du CV, avec un score et une justification rédigés par Google Gemini.
- Extraire un CV reçu sur Telegram et le convertir en PDFReçoit un CV sur Telegram, en extrait les données avec OpenAI et renvoie un PDF généré avec Gotenberg.
- Rédiger les réponses d'un RFP avec OpenAIReçoit un RFP par webhook, en extrait les questions avec un modèle de langage et rédige chaque réponse avec un assistant OpenAI.
- Découper et extraire des PDF avec l'API AdobeDécoupe un PDF ou en extrait le texte et les tableaux via l'API Adobe, déclenché à la main ou appelé par un autre workflow.
- Supprimer les données personnelles des CSV Drive avec OpenAIRetire les colonnes personnelles d'un fichier CSV déposé dans Google Drive, à l'aide d'OpenAI, puis le renvoie sur Drive en version nettoyée.
- Extraire les factures PDF vers Airtable avec LlamaParseLit les factures PDF déposées dans Google Drive, en extrait les données avec LlamaParse et les enregistre dans Airtable.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
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