Envoyer les convocations de formation à J-10 avec Gmail
Quand les inscriptions sont tenues dans un Google Sheet, ce template repère les formations qui démarrent dans J-10 et dont la convocation n'a pas encore été envoyée. Il envoie la convocation par Gmail et note la date d'envoi dans la colonne convocation_envoyee_le. Le texte reprend les mentions attendues par Qualiopi (indicateur 4) : objectifs, dates, horaires, lieu, modalités d'accès et contact handicap. Un webhook en POST sur /convocation-renvoi permet aussi de renvoyer une convocation à la main.
- Déclencheur
- Planifié (récurrent)
- Taille
- 13 nœuds
- Outils
- Google Sheets, Gmail
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Le Schedule Trigger lance le workflow à intervalle régulier.
- 2
Google Sheets lit les lignes de l'onglet Inscriptions.
- 3
Le nœud Code retient les inscriptions dont la formation démarre dans JOURS_AVANT jours et dont la convocation n'a pas encore été envoyée.
- 4
Le nœud IF oriente chaque inscription avant l'envoi.
- 5
Edit Fields prépare les champs de la convocation : nom, formation, dates, horaires, lieu, modalité, formateur.
- 6
Gmail envoie la convocation à l'apprenant, puis Google Sheets inscrit la date d'envoi dans convocation_envoyee_le.
Quand l'utiliser
- Prévenir chaque apprenant une dizaine de jours avant le début de sa formation, sans suivi manuel.
- Renvoyer une convocation à un apprenant qui l'a perdue, en appelant le webhook avec ses données.
- Vérifier, dans le Sheet, quelles convocations restent à envoyer pour les sessions à venir.
À préparer avant l'import
- Un Google Sheet avec un onglet Inscriptions dont les colonnes correspondent à celles décrites dans les notes.
- Des identifiants Google Sheets configurés dans n8n.
- Des identifiants Gmail configurés dans n8n.
- L'ID de votre Google Sheet, à placer à la place de REMPLACER_PAR_ID_DU_GOOGLE_SHEET.
- Un outil capable d'appeler un POST sur /convocation-renvoi, si vous voulez le renvoi manuel.
Bon à savoir
Remplacez REMPLACER_PAR_ID_DU_GOOGLE_SHEET dans les nœuds Google Sheets, puis réglez JOURS_AVANT avant un premier test. Les lignes dont convocation_envoyee_le est déjà renseignée ne sont pas renvoyées.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Formation & OF
- Générer et envoyer les conventions de formation par e-mailLit les dossiers de formation dans Google Sheets, génère la convention de chacun et l'envoie par Gmail au signataire.
- Relancer les OPCO et suivre les dossiers de financementRelances OPCO échelonnées à J+7, J+15 et J+30, avec alerte interne au-delà de 45 jours.
- Mettre à jour les fiches RNCP et publier les changementsVérifie une liste de certifications RNCP dans Google Sheets et republie une fiche lorsque ses données changent.
- Collecter les questionnaires Qualiopi à chaud et à froidEnvoie les questionnaires à chaud et à froid, collecte les réponses et prépare l'archive mensuelle des preuves Qualiopi.
- Relancer les apprenants non signataires d'un émargementRelance par e-mail les apprenants qui n'ont pas signé la feuille d'émargement, selon des règles de délai et de nombre de relances.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
Voir notre accompagnement n8n