Collecter les questionnaires Qualiopi à chaud et à froid
Vos sessions de formation sont suivies dans un onglet Google Sheets. Le workflow envoie le questionnaire à chaud le lendemain de la fin de session, puis le questionnaire à froid 90 jours plus tard, pour les indicateurs 30 et 31 du référentiel Qualiopi. Il reçoit les réponses par un webhook, alerte le référent qualité dès qu'une note est inférieure à 3 sur 5 (indicateur 32), et exporte chaque mois l'ensemble des réponses en CSV dans votre espace d'archivage. Il s'adresse aux organismes de formation qui préparent leurs preuves pour un audit.
- Déclencheur
- Planifié (récurrent)
- Taille
- 21 nœuds
- Outils
- Google Sheets, Gmail, Requêtes HTTP (API)
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Le Schedule Trigger lance le workflow à intervalle régulier.
- 2
Google Sheets lit l'onglet Sessions et repère les apprenants dont le questionnaire à chaud ou à froid n'est pas encore envoyé.
- 3
Gmail envoie le questionnaire à chaud à J+1 après la fin de session, puis celui à froid à J+90, et la date d'envoi est notée dans l'onglet.
- 4
Le Webhook reçoit en POST sur /qualiopi-reponse les réponses de votre formulaire.
- 5
Le nœud IF vérifie si une note est inférieure à 3 sur 5, et Gmail envoie alors une alerte au référent qualité.
- 6
Le 1er de chaque mois, Convert to File transforme les réponses en CSV et le fichier est déposé sur votre espace d'archivage.
Quand l'utiliser
- Un organisme de formation qui doit produire ses questionnaires à chaud et à froid pour les indicateurs 30 et 31.
- Un référent qualité qui veut être prévenu dès qu'une note tombe sous 3 sur 5.
- Une préparation d'audit : l'export mensuel réunit toutes les réponses dans un seul fichier daté.
À préparer avant l'import
- Un Google Sheets avec un onglet Sessions aux colonnes décrites dans les notes du template.
- Un compte Gmail pour les envois aux apprenants et les alertes au référent qualité.
- Un formulaire (Google Forms, Tally, Typeform ou formulaire maison) capable d'envoyer un POST vers l'URL du webhook.
- Les identifiants Google Sheets et Gmail enregistrés dans n8n.
- Un espace d'archivage accessible (Drive, S3, GED ou NAS).
Bon à savoir
Nommez les champs de votre formulaire comme dans le JSON attendu (id_session, notes.contenu, etc.), sinon les réponses ne seront pas rangées au bon endroit. Testez avec une réponse fictive avant la première session.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Formation & OF
- Relancer les apprenants non signataires d'un émargementRelance par e-mail les apprenants qui n'ont pas signé la feuille d'émargement, selon des règles de délai et de nombre de relances.
- Envoyer les convocations de formation à J-10 avec GmailEnvoie aux apprenants la convocation dix jours avant chaque formation, à partir d'un Google Sheet d'inscriptions.
- Générer et envoyer les conventions de formation par e-mailLit les dossiers de formation dans Google Sheets, génère la convention de chacun et l'envoie par Gmail au signataire.
- Relancer les OPCO et suivre les dossiers de financementRelances OPCO échelonnées à J+7, J+15 et J+30, avec alerte interne au-delà de 45 jours.
- Mettre à jour les fiches RNCP et publier les changementsVérifie une liste de certifications RNCP dans Google Sheets et republie une fiche lorsque ses données changent.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
Voir notre accompagnement n8n