Générer et envoyer les conventions de formation par e-mail
Pour un organisme de formation qui tient ses dossiers dans Google Sheets, ce template lit les lignes à traiter, génère la convention en HTML et l'envoie par Gmail au signataire. Il tourne selon une planification récurrente et ne retient que les dossiers dont statut_convention est vide ou vaut a_generer. La conversion en PDF est optionnelle : si elle échoue, l'e-mail part quand même avec la convention en HTML. Un webhook reçoit le retour de signature et passe la ligne au statut signee.
- Déclencheur
- Planifié (récurrent)
- Taille
- 14 nœuds
- Outils
- Google Sheets, Requêtes HTTP (API), Gmail
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Schedule Trigger lance le workflow à intervalle régulier.
- 2
Google Sheets lit les lignes de l'onglet Dossiers.
- 3
IF ne retient que les dossiers dont statut_convention est vide ou vaut a_generer.
- 4
Code assemble la convention en HTML à partir des colonnes du dossier.
- 5
HTTP Request envoie le HTML à un convertisseur PDF, si vous en configurez un.
- 6
Gmail envoie la convention au signataire.
- 7
Webhook reçoit le retour de signature, et Google Sheets passe la ligne au statut signee.
Quand l'utiliser
- Envoyer en lot les conventions d'une session inscrite dans l'onglet Dossiers.
- Relancer la génération d'un dossier remis au statut a_generer.
- Garder dans la feuille une date de signature et un lien vers le document signé.
À préparer avant l'import
- Compte Google avec accès à la feuille contenant l'onglet Dossiers
- Identifiants Google Sheets configurés dans n8n
- Compte Gmail connecté dans n8n
- URL et méthode d'authentification d'un convertisseur PDF, si vous utilisez la conversion (Gotenberg, PDFShift, Docamatic ou API interne)
- URL publique de votre instance n8n pour le webhook de retour de signature
Bon à savoir
Testez d'abord avec une ligne au statut vide, adressée à votre propre adresse dans email_signataire. Changez l'URL et l'authentification du HTTP Request avant toute conversion PDF.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Formation & OF
- Relancer les OPCO et suivre les dossiers de financementRelances OPCO échelonnées à J+7, J+15 et J+30, avec alerte interne au-delà de 45 jours.
- Mettre à jour les fiches RNCP et publier les changementsVérifie une liste de certifications RNCP dans Google Sheets et republie une fiche lorsque ses données changent.
- Collecter les questionnaires Qualiopi à chaud et à froidEnvoie les questionnaires à chaud et à froid, collecte les réponses et prépare l'archive mensuelle des preuves Qualiopi.
- Relancer les apprenants non signataires d'un émargementRelance par e-mail les apprenants qui n'ont pas signé la feuille d'émargement, selon des règles de délai et de nombre de relances.
- Envoyer les convocations de formation à J-10 avec GmailEnvoie aux apprenants la convocation dix jours avant chaque formation, à partir d'un Google Sheet d'inscriptions.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
Voir notre accompagnement n8n