Relancer les apprenants non signataires d'un émargement
Votre feuille d'émargement tient une ligne par apprenant et par session dans Google Sheets. À chaque exécution planifiée, le workflow repère les apprenants qui n'ont pas signé plus de 4 heures après le début de la session, et leur envoie un e-mail Gmail. Les relances s'arrêtent après 3 envois, avec une seule relance par jour au maximum, et une page de signature renvoie chaque signature au workflow via un webhook.
- Déclencheur
- Planifié (récurrent)
- Taille
- 15 nœuds
- Outils
- Google Sheets, Gmail
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Le node Schedule Trigger démarre le workflow selon la planification choisie.
- 2
Google Sheets lit l'onglet Emargement, qui contient une ligne par apprenant et par session.
- 3
Le node Code repère les apprenants qui n'ont pas signé, dont la session a commencé depuis plus de 4 heures, qui ont reçu moins de 3 relances et qui n'ont pas déjà reçu de relance le jour même.
- 4
Le node IF sépare les apprenants à relancer de ceux qui ne le sont pas.
- 5
Gmail envoie l'e-mail de relance à chaque apprenant concerné.
- 6
Edit Fields prépare les valeurs après l'envoi, et Google Sheets écrit le nombre de relances et la date de la dernière dans la ligne concernée.
- 7
Le webhook POST /emargement-signature reçoit la signature envoyée par votre page de signature, et Respond to Webhook renvoie la réponse à l'appelant.
Quand l'utiliser
- Organisme de formation qui tient une feuille d'émargement par session.
- Coordinateur de formation qui veut relancer les signatures manquantes sans le faire à la main.
- Centre de formation qui reçoit les signatures depuis une page dédiée et doit les rattacher à la bonne ligne.
À préparer avant l'import
- Un Google Sheet contenant l'onglet Emargement, avec les colonnes id_emargement, id_session, date_session, titre_session, nom_apprenant, email_apprenant, lien_signature, signe_le, relances, derniere_relance et statut.
- L'identifiant de ce Google Sheet, à remplacer à la place de REMPLACER_PAR_ID_DU_GOOGLE_SHEET dans les 3 nodes Google Sheets.
- Un identifiant Google Sheets configuré dans n8n.
- Un identifiant Gmail configuré dans n8n.
- Une page ou un outil de signature capable d'appeler le webhook POST /emargement-signature avec id_emargement, email_apprenant, signature_url, horodatage et ip.
Bon à savoir
Réglez MAX_RELANCES et DELAI_HEURES dans le node Code selon votre process avant d'activer le workflow.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Formation & OF
- Envoyer les convocations de formation à J-10 avec GmailEnvoie aux apprenants la convocation dix jours avant chaque formation, à partir d'un Google Sheet d'inscriptions.
- Générer et envoyer les conventions de formation par e-mailLit les dossiers de formation dans Google Sheets, génère la convention de chacun et l'envoie par Gmail au signataire.
- Relancer les OPCO et suivre les dossiers de financementRelances OPCO échelonnées à J+7, J+15 et J+30, avec alerte interne au-delà de 45 jours.
- Mettre à jour les fiches RNCP et publier les changementsVérifie une liste de certifications RNCP dans Google Sheets et republie une fiche lorsque ses données changent.
- Collecter les questionnaires Qualiopi à chaud et à froidEnvoie les questionnaires à chaud et à froid, collecte les réponses et prépare l'archive mensuelle des preuves Qualiopi.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
Voir notre accompagnement n8n