Relancer les OPCO et suivre les dossiers de financement
Le suivi de vos dossiers de financement tient dans un onglet Google Sheets. À chaque exécution planifiée, le workflow lit cet onglet, écarte les dossiers soldés et envoie aux OPCO une relance dont le ton dépend de l'ancienneté du dépôt : courtoise à J+7, ferme avec rappel des pièces à J+15, demande de point téléphonique à J+30. Au-delà de 45 jours, un e-mail d'alerte part vers le responsable administratif. Il s'adresse aux organismes de formation qui déposent des dossiers auprès de leur OPCO. Renseignez les statuts exactement comme attendus : depose, en_instruction, accord, refus, paye.
- Déclencheur
- Planifié (récurrent)
- Taille
- 13 nœuds
- Outils
- Google Sheets, Gmail
Comment fonctionne ce workflow
- 1
Le Schedule Trigger lance le workflow selon la récurrence que vous avez réglée.
- 2
Google Sheets lit l'onglet Financements.
- 3
Le nœud Code calcule l'ancienneté de chaque dossier à partir de date_depot et écarte les dossiers soldés.
- 4
Le nœud Switch répartit les dossiers entre J+7, J+15, J+30 et l'alerte au-delà de 45 jours.
- 5
Le nœud Set prépare les champs du message, dont l'adresse email_opco et le numéro de dossier.
- 6
Gmail envoie la relance à l'OPCO, avec le ton correspondant à l'étape.
- 7
Gmail envoie l'alerte interne au responsable administratif pour les dossiers qui dépassent 45 jours.
Quand l'utiliser
- Un organisme de formation qui attend le paiement de plusieurs dossiers déposés auprès de son OPCO.
- Une équipe administrative qui ne veut plus relancer chaque dossier à la main.
- Un responsable administratif qui doit être prévenu quand un dossier stagne plus de 45 jours.
À préparer avant l'import
- Un compte Google avec accès au fichier Google Sheets contenant l'onglet Financements.
- Des identifiants Google Sheets configurés dans n8n.
- Un compte Gmail autorisé dans n8n pour l'envoi des relances.
- Un onglet Financements avec les colonnes id_dossier, client, apprenant, titre_formation, opco, email_opco, numero_dossier, montant_demande, date_depot, statut, nb_relances et derniere_relance.
- L'adresse e-mail du responsable administratif, à saisir dans le nœud Gmail de l'alerte.
Bon à savoir
Commencez par vérifier que date_depot est lu comme une date dans le nœud Code. Sinon l'ancienneté sera fausse et les relances partiront au mauvais moment.
Installer ce template dans n8n
- Téléchargez le fichier JSON avec le bouton en haut de la page.
- Dans n8n, ouvrez le menu d'un workflow vide, choisissez « Import from File » et sélectionnez le fichier.
- Reliez vos propres identifiants à chaque nœud qui en demande un, lancez un test, puis activez le workflow.
Ce template fonctionne sur n8n auto-hébergé comme sur n8n Cloud. Les nœuds IA demandent une version récente de n8n.
Autres templates : Formation & OF
- Mettre à jour les fiches RNCP et publier les changementsVérifie une liste de certifications RNCP dans Google Sheets et republie une fiche lorsque ses données changent.
- Collecter les questionnaires Qualiopi à chaud et à froidEnvoie les questionnaires à chaud et à froid, collecte les réponses et prépare l'archive mensuelle des preuves Qualiopi.
- Relancer les apprenants non signataires d'un émargementRelance par e-mail les apprenants qui n'ont pas signé la feuille d'émargement, selon des règles de délai et de nombre de relances.
- Envoyer les convocations de formation à J-10 avec GmailEnvoie aux apprenants la convocation dix jours avant chaque formation, à partir d'un Google Sheet d'inscriptions.
- Générer et envoyer les conventions de formation par e-mailLit les dossiers de formation dans Google Sheets, génère la convention de chacun et l'envoie par Gmail au signataire.
Vous voulez ce workflow branché sur vos outils ?
Ce template est un point de départ. Nous l'adaptons à vos règles, à vos comptes et à votre hébergement, puis nous le maintenons.
Voir notre accompagnement n8n